PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
1. Thông tin liên hệ
Địa chỉ liên hệ: Phòng 101, Nhà A, Trường Đại học Công đoàn, Số 169, Tây sơn, Đống Đa, Hà Nội
Số điện thoại: 0438573204
Email: phcth@dhcd.edu.vn
2. Giới thiệu
Năm 1992 trường Cao cấp Công đoàn được chuyển thành Trường Đại học Công đoàn theo Quyết định 174 -CT của chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là thủ tướng chính phủ). Xuất phát từ bộ máy tổ chức của trường đại học, Nhà trường đã thành lập Phòng Hành chính Tổng hợp vào tháng 6/1993 từ việc sáp nhập 3 phòng gồm: phòng Hành chính quản trị, phòng Y tế và phòng Đời sống. Năm 1995 đáp ứng yêu cầu phát triển của Nhà trường, Ban quản lý kí túc xá đã được thành lập và được tách khỏi phòng HCTH (nay là phòng Quản lý kí túc xá). Đến năm 1998 tổ Y tế tách khỏi phòng HCTH và thành lập phòng Y tế. Hiện nay, phòng HCTH có 3 tổ công tác gồm: tổ Hành chính, tổ Quản trị và tổ Bảo vệ.
Từ đó đến nay phòng thường xuyên củng cố công tác tổ chức, sắp xếp công việc phù hợp cho các cán bộ, nhân viên trong phòng. Vì thế, với số lượng nhân viên ít hơn nhưng khối lượng công việc đảm bảo, thậm chí công việc hoàn thành ngày một tốt hơn trong khi số lượng cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên trong nhà trường ngày một tăng. Năm 2006 phòng HCTH có 39 người, Năm 2009 phòng HCTH giảm số lượng còn 33 người, Năm 2012 phòng HCTH với số lượng 34 người. Đến nay phòng HCTH có số lượng 25 viên chức, người lao động. Trong đó có 01 Tiến sĩ, 05 thạc sĩ, 5 cử nhân, 01 nhân viên hiện nay đang học cao học; 13 người có trình độ trung cấp và trung học phổ thông.
3. Đội ngũ viên chức
- Trưởng phòng : TS. Đàm Khắc Cử
Email: cudk@dhcd.edu.vn
ĐT: 0947.918.668
- Phó Trưởng phòng: ThS. Nguyễn Mạnh Dũng
Email: dungnm@dhcd.edu.vn
- Phó Trưởng phòng: ThS. Nguyễn Gia Lượng
Email: luongng@dhcd.edu.vn
- Chuyên viên: ThS Vũ Văn Tiến
Email: tienvv@dhcd.edu.vn
- Chuyên viên: ThS Ngô Trọng Quân
Email: quannt@dhcd.edu.vn
- Nhân viên: ThS. Trần Thị Toan
Email: toantt@dhcd.edu.vn
- Nhân viên: CN. Đỗ Thị Minh
Email: minhdt@dhcd.edu.vn
- Nhân viên: CN. Nguyễn Yến Chi
Email: chiny@dhcd.edu.vn
- Nhân viên: CN. Nguyễn Trung Hải
Email: haint@dhcd.edu.vn
- Nhân viên: Phạm Đức Hùng
- Nhân viên: Phùng Thị Mừng
- Nhân viên: CN. Nguyễn Thanh Bình
- Nhân viên: Đỗ Xuân Đăng
- Nhân viên: Ứng Thị Kim Xuân
- Nhân viên: Ứng Thị Thu
- Nhân viên: Hà Kim Yến
- Nhân viên: CN. Nguyễn Mạnh Hải
- Nhân viên: CN. Trần Đức Lân
- Nhân viên: Trần Quốc Thịnh
- Nhân viên: Nguyễn Ngọc Nghị
- Nhân viên: Ứng Xuân Trường
- Nhân viên: Nguyễn Duy Tuấn
- Nhân viên: Trần Ngọc Lâm
- Nhân viên: Phạm Đức Duy Long
- Nhân viên: Phạm Văn Tiến
- Nhân viên: Nguyễn Trung Hải
- Nhân viên: Phạm Ngọc Quân
4. Chức năng, nhiệm vụ
A. Chức năng: Phòng Hành chính Tổng hợp (gọi tắt là phòng HCTH) có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực hiện công tác quản lý hành chính tổng hợp và quản trị của Nhà trường.
B. Nhiệm vụ: Phòng HCTH có các nhiệm vụ sau:
1. Tiếp nhận và chuyển công văn, điện báo, tài liệu, thư từ đi và đến bảo đảm chính xác, kịp thời, không để tồn đọng trong ngày.
2. Thực hiện đúng các thủ tục hành chính, rà soát tính hợp lý và hình thức các văn bản, vào sổ, lấy số đóng dấu gửi đi và lưu theo đúng quy định về công tác văn thư của Nhà nước.
3. Thu thập, sắp xếp và đưa vào lưu trữ, bảo quản đầy đủ các văn bản pháp quy, các tài liệu mật, tuyệt mật và những văn bản, tài liệu khác của Nhà nước, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và của Nhà trường theo đúng quy định về công tác lưu trữ.
4. Quản lí và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức và sinh viên trong Nhà trường theo đúng qui định và thủ tục hành chính.
5. Dự trù kinh phí cho hoạt động văn phòng của Nhà trường.
6. Sử dụng và quản lí các loại con dấu của Nhà trường và dấu chữ kí của Hiệu trưởng theo đúng qui định của Nhà nước. Làm thủ tục xin khắc con dấu mới hoặc thay đổi con dấu cũ.
7. In, sao các văn bản, tài liệu cần thiết theo yêu cầu và đúng qui định của Nhà trường.
8. Quản lí và theo dõi việc sử dụng điện thoại, máy fax, điện, nước.
9. Thực hiện đúng qui định về bảo mật của Nhà nước về công tác hành chính. Thực hiện làm thẻ cán bộ, viên chức và người lao động.
10. Đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện giảng dạy, làm việc; cơ sở vật chất, kỹ thuật và các điều kiện khác tại các giảng đường, hội trường và vị trí làm việc của các bộ phận trong Nhà trường.
11. Tham mưu và giúp Hiệu trưởng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác về các hoạt động chung của Nhà trường. Đôn đốc theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo của Hiệu trưởng. Chuẩn bị kế hoạch, nội dung báo cáo, tài liệu, các điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ chương trình làm việc của Hiệu trưởng đối với các bộ phận, cán bộ công chức, viên chức và sinh viên trong Nhà trường và với khách ngoài Nhà trường.
Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ năm học và các báo cáo sơ kết về hoạt động chung của Nhà trường.
Tổng hợp báo cáo của các bộ phận trong Trường về tình hình hoạt động, trên cơ sở đó soạn thảo chương trình công tác hàng tháng, quí của Trường. Ghi biên bản các cuộc họp do Hiệu trưởng triệu tập và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Ban Giám hiệu. Soạn thảo kế hoạch, lịch công tác hàng tuần của lãnh đạo Nhà trường.
Chủ trì, phối hợp với các bộ phận tổ chức việc thực hiện thống kê, thanh lí tài sản định kì, đột xuất theo chế độ quy định của Nhà nước và Nhà trường.
12. Mở các loại sổ sách theo dõi quản lí toàn bộ cơ sở vật chất, nhà cửa, đất đai và phương tiện công tác. Bố trí sắp xếp phòng làm việc, cấp phát các trang thiết bị cho các bộ phận trong Nhà trường theo chế độ quy định và theo quyết định của Hiệu trưởng.
Lập kế hoạch dự toán triển khai công tác tu bồ, sửa chữa nhỏ trong Nhà trường. Bảo đảm đáp ứng đúng các nhu cầu về mua sắm vật liệu, văn phòng phẩm và các thiết bị phương tiện công tác. Bố trí sắp xếp phòng làm việc, cấp phát các trang thiết bị cho các bộ phận trong trường theo qui định của Qui chế chi tiêu nội bộ và theo quyết định của Hiệu trưởng Nhà trường.
13. Tổ chức kho bảo quản vật liệu, tài sản của Nhà trường, quản lí theo đúng chế độ qui định.
14. Tổ chức và quản lí các dịch vụ của Nhà trường và thực hiện công việc lễ tân của Nhà trường.
15. Quản lí phương tiện vận tải, đảm bảo phục vụ công tác và hoạt động của Nhà trường.
16. Phối hợp với chính quyền địa phương, phòng Quản lý sinh viên nội trú, phòng công tác sinh viên để quản lý sinh viên trong và ngoài Nhà trường.
17. Tổ chức thực hiện giữ gìn vệ sinh trong Nhà trường và Tổ dân phố.
18. Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự xã hội, chống các tệ nạn xã hội, tổ chức tuần tra 24/24h, canh gác để bảo vệ an ninh, trật tự trong Nhà trường. Quản lí tài sản trong khu vực Nhà trường; quản lý bãi xe; quản lý sân bóng, nhà thi đấu...
19. Phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí khánh tiết cho các hoạt động kỷ niệm, sự kiện của Nhà trường.
20. Sao y các văn bản của Nhà trường ban hành.
21. Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc mừng với cơ quan cấp trên và các cơ quan ngoài trường theo chỉ đạo của Hiệu trưởng.
22. Đảm bảo yêu cầu về vật chất, điều kiện làm việc cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tiếp khách của Nhà trường.
23. Đón tiếp khách đến liên hệ công tác, hướng dẫn khách đến nơi cần liên hệ, nhắc nhở mọi người ra vào cổng để xe đúng nơi qui định. Phối hợp với đội Thanh niên xung kích, phòng Quản lý sinh viên nội trú tuần tra ban đêm những ngày nghỉ (đặc biệt là nghỉ lễ, tết, hè).
24. Chủ trì, phối hợp với các bộ phận của Nhà trường tập hợp tư liệu giúp Ban Giám hiệu xây dựng và tổ chức, điều hành thực hiện các kế hoạch của Nhà trường.
25. Tổ chức thực hiện công tác quân sự, tự vệ của Nhà trường.
26. Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy.
27. Thực hiện một số công việc khác do Hiệu trưởng giao.
5. Thành tích – Khen thưởng
- Năm 2007, năm 2008, Tổ bảo vệ được tặng Giấy khen của Công an thành phố Hà Nội về thành tích giữ gìn tốt an ninh trật tự.
- Năm 2009, Bộ Công an tặng Bằng khen đơn vị xuất sắc nhất về phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc.
- Năm 2010, Công an thành phố Hà Nội tặng Giấy khen cho Bảo vệ nhà trường và ký túc xá về thành tích giữ gìn tốt an ninh trật tự.
- Năm 2016, Công an thành phố Hà Nội tặng Giấy khen cho Phòng Hành chính tổng hợp về thành tích xuất sắc trong tổng kết phong trào toàn dân bảo vệ an ninh tổ quốc năm 2016.
6. Định hướng phát triển
Trong những năm tới, Nhà trường đẩy mạnh mọi hoạt động nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, tiến tới tự chủ trường đại học, nhiệm vụ chuyên môn của phòng tập trung vào một số các mặt chủ yếu sau:
- Củng cố công tác tổ chức, sắp xếp lại nhân sự cho các tổ, các vị trí công việc cho phù hợp hơn.
- Hoàn thành tốt các việc như văn thư, đánh máy, tổng hợp, quản trị, quản lý giảng đường, bảo vệ, quân sự, tự vệ, quản lý tốt các dịch vụ được Nhà trường giao.
- Giữ gìn tốt an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ trong Nhà trường, nhất là các dịp kỷ niệm, lễ Tết.
- Phối hợp chặt chẽ cùng các đơn vị liên quan để phục vụ tốt các công việc cho giảng dạy, học tập của Nhà trường.
- Làm tốt công tác quản lý dịch vụ trong Nhà trường.
- Đưa cơ sở vật chất cơ sở II tại Yên Mỹ, Hưng Yên vào phục vụ hoạt động đào tạo giáo dục quốc phòng, an ninh.
- Tiếp tục các bước công việc cho dự án cơ sở II ở Hưng Yên.
- Tăng cường sự đoàn kết nhất trí trong phòng để hoàn thành tốt hơn nữa nhiệm vụ được giao.
7. Một số hình ảnh
